新人社労士（アラ還）の生成AI活用術【第3回】【簡単ステップ！】GoogleフォームとZoom連携で、セミナー予約者に自動でURLを送る方法

2025年3月19日 2025年3月21日

wallabysr

大失敗！セミナーの開催メール送付を間違った宛先に送付！！

皆さん、こんにちは！ワラビー社会保険労務士事務所代表、新人社労士（アラ還）の渡辺　忍です。

最近、オンラインセミナーを開催する機会が増えてきたのですが、参加者の方にZoomのURLを送る作業が、なかなか大変だと感じています。毎回手作業で送るのは時間がかかりますし、送り忘れも心配です。今日もセミナーを計画していたのに誰も来ないとよく調べてみると、グーグルフォームのメールアドレスがメチャクチャになっていました。

何か良い方法はないかと生成ＡＩを活用して調べていたところ、GoogleフォームとZoomを連携させて、自動でZoom URLを送る方法があることを知りました。

「自動連携」と聞くと、難しそうに感じるかもしれませんが、アラ還IT苦手オジサンの私でもできましたので、皆さんにもきっとできるはずです！

今回は、私が実際に試して成功した、GoogleフォームとZoomを連携させて、セミナー予約者に自動でZoom URLを送る方法を、ステップごとに詳しく解説していきます。

1. Googleフォームでセミナー予約フォームを作成します

まずは、セミナーの予約を受け付けるためのフォームを作成します。

GoogleアカウントでGoogleドライブにアクセスし、「新規」→「Googleフォーム」を選択します。
フォームのタイトルを「〇〇セミナー予約フォーム」のように設定します。
質問項目として、「氏名」「メールアドレス」「参加希望日」などを設定します。
特に「メールアドレス」の質問は、回答必須に設定し、回答形式が「メールアドレス」になっていることを確認します。

ここで重要なのは、参加者のメールアドレスを確実に取得することです。このメールアドレス宛に、後ほどZoom URLを自動送信します。

2. Zoomでセミナー用のミーティングを設定し、URLを取得します

次に、Zoomでセミナー用のミーティングを設定し、参加者に共有するURLを取得します。

Zoomを開き、セミナー用のミーティングをスケジュールします。
「ミーティングID」と「パスコード」が表示されますので、メモ帳などにコピーします。
参加者に共有する「招待リンク」をコピーします。

この「招待リンク」が、参加者がセミナーに参加するためのURLになりますので、間違えないようにコピーしてください。

3. GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携させます

さて、ここからが少し複雑な手順になりますが、ご安心ください。

Googleフォームの「回答」タブを開き、緑色のスプレッドシートアイコンをクリックします。
新しいスプレッドシートが作成され、フォームの回答が自動的に記録されるようになります。

ここでは、Googleフォームの回答を自動的にスプレッドシートに記録することで、後ほどスクリプトを使って自動送信を可能にします。

4. Google Apps Scriptを使って、フォーム回答時にZoomのURLを自動送信するスクリプトを作成します

いよいよ、自動送信の要となるスクリプトを作成します。

スプレッドシートの「ツール」→「スクリプトエディタ」を選択します。
表示されたスクリプトエディタに、以下のコードをコピー＆ペーストします。

JavaScript

function sendZoomUrl(e) {
  var formResponses = e.namedValues;
  var email = formResponses['メールアドレス'][0]; // 'メールアドレス'はフォームの質問項目名
  var zoomUrl = 'ここにZoomの招待リンクを貼り付け'; // ステップ2でコピーしたZoomの招待リンクを貼り付ける
  var subject = '【〇〇セミナー】Zoom参加URLのご案内';
  var body = '〇〇セミナーへのご予約ありがとうございます。\n当日のZoom参加URLは以下の通りです。\n\n' + zoomUrl + '\n\n当日は開始時間の〇分前より入室可能です。'; // 自由にカスタマイズ可能

  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject: subject,
    body: body
  });
}